ARAS Termin-Service

Warten ohne Wartezeit

Die intelligente Terminvereinbarung

  • 24/7 Online-Terminvereinbarung durch Ihre Besucher
  • Auswahl von Anliegen mit hinterlegten Bearbeitungszeiten
  • Pünktliche Aufrufe durch Team-Termine (nächster freier Kollege ruft automatisch den Termin-Kunden auf)
  • einfache Kapazitätsplanung mit Pausen und Fehlzeiten
  • Nutzung mit oder ohne Aufrufanlage
  • Kein IT-Aufwand da SaaS

Abb. 1: Anliegenauswahl

Intuitive Bedienung für Ihre Besucher

  • Eigenständige Online-Terminbuchung Ihrer Besucher
  • Zugriff über Website des Nutzers
  • einfache Auswahl der Anliegen & Termine
  • Standort-Auswahl bei mehreren Standorten möglich
  • übersichtliche Darstellung freier Termine
  • zielsichere Terminauswahl auch für Touch-Displays,
    wie z. B. bei Smartphones
  • Terminbestätigung via E-Mail mit allen erforderlichen Informationen, wie Aufrufnummer, Datum, Zeit, Ort, notwendige Dokumente, QR-Code für Check-in
  • Termin-Löschung z.B. via E-Mail-Link möglich

Abb. 2: Terminauswahl

Flexible Konfiguration durch die Nutzer

  • System-Administration und -Konfiguration über Web-basierte Oberfläche (Backend) mit aktuellen Internet-Browsern
  • Einstellen der gewünschten Termin-Vorlaufzeit bis zu 6 Monate (Standard)
  • Vorgabe für Terminvergabe ab dem folgenden Tag oder für den aktuellen Tag
  • Vorgabe der Mitarbeiterkapazitäten unter Berück-sichtigung von Pausen bzw. Abwesenheitszeiten, wie z.B. Urlaub, Schulungen, Krankheit usw.
  • Einrichten von E-Mail-Terminbestätigungen mit Details wie Datum, Uhrzeit, Wartenummer und evtl. mitzubringende Unterlagen und Kosten für Ihre Besucher, optional mit QR-Code für den Check-in vor Ort
  • Löschen gebuchter Termine mit Freigabe der Termin-Ressourcen
  • Administrationsoberfläche zur einfachen Einrichtung beliebig vieler Nutzer mit individuellen Nutzerrechten

Abb. 3: Allgemeine Einstellung und Anpassung

Anliegen-Management

  • Definition beliebiger Anliegen mit durchschnittlicher Bearbeitungsdauer zur korrekten Belegung erforderlicher Terminkapazitäten beim Buchen (Abb. 3)
  • Zuordnungsmöglichkeit von Anliegen zu mehreren Standorten
  • Zuordnung der Anliegen zu Termin-Warteschlangen von Arbeitsgruppen oder einzelnen Bearbeitern

Abb. 4: Modifikation der Anliegen

Kapazitäts-Management

  • tagesgenaue grafische Darstellung freier bzw. gebuchter Terminkapazitäten für jeden Terminkalender (Abb. 4)
  • Einfaches Kapazitäts-Management zur effizienten und vorausschauenden Planung der Mitarbeiter-Ressourcen

Abb. 5: Übersicht der Kapazitäten und Auslastung

Terminlisten

  • ausdruckbare Terminlisten für beliebige Warteschlangen, Details und Zeiträume
  • Inhalt und Design der Listen kann selbst gestaltet werden
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